Hoe bepaal je welke Power BI-rapportages kunnen worden verwijderd?

Ed Kisman · 03 sep 2026

Een rommelige Power BI-omgeving kost meer dan je denkt. Ongebruikte rapporten nemen capaciteit in beslag, vertragen het overzicht voor beheerders en maken het voor eindgebruikers moeilijker om de juiste informatie te vinden. Toch aarzelen veel organisaties om Power BI-rapporten op te ruimen, simpelweg omdat ze niet zeker weten welke rapporten nog actief worden gebruikt en welke veilig verwijderd kunnen worden.

In deze stap-voor-stap handleiding leer je hoe je systematisch bepaalt welke Power BI-rapportages kunnen worden verwijderd, zonder het risico te lopen waardevolle informatie kwijt te raken. Door een gestructureerde aanpak te volgen, houd je je Power BI-workspace opgeschoond, overzichtelijk en goed beheerd.

Verzamel gebruiksdata uit de Power BI-beheerdersportal

De eerste stap bij het opschonen van je Power BI-omgeving is inzicht krijgen in het daadwerkelijke gebruik. Zonder concrete data loop je het risico rapporten te verwijderen die wel degelijk worden gebruikt, of juist rapporten te laten staan die al maanden niemand meer heeft geopend. De Power BI-beheerdersportal is hiervoor het centrale startpunt.

Ga naar de Power BI-beheerdersportal via app.powerbi.com en navigeer naar het gedeelte Beheerdersinstellingen.
Open het Gebruiksmetrieken-overzicht of exporteer de activiteitslogboeken via de Power BI REST API of via Microsoft Fabric Admin.
Filter de data op een relevante periode, minimaal de afgelopen 90 dagen, om een realistisch beeld te krijgen van welke rapporten actief zijn.
Exporteer de resultaten naar Excel of laad ze in een apart rapport zodat je de data gemakkelijk kunt analyseren en delen met collega’s.

Na deze stap beschik je over een overzicht van alle rapporten in je omgeving, inclusief het aantal weergaven, de laatste openingsdatum en de betrokken gebruikers. Dit vormt de feitelijke basis voor alle vervolgstappen. Controleer of de export volledig is en alle workspaces omvat, niet alleen de standaardwerkruimte.

Identificeer rapporten zonder recente activiteit

Met de gebruiksdata in handen kun je nu gericht zoeken naar ongebruikte Power BI-rapporten. Het doel is een longlist samen te stellen van rapportages die in aanmerking komen voor verwijdering, op basis van objectieve gebruikscriteria.

Sorteer de geëxporteerde data op laatste weergavedatum en filter op rapporten die langer dan 90 dagen niet zijn geopend. Pas dit venster aan op basis van de rapportagecyclus binnen jouw organisatie; voor kwartaalrapportages kan 180 dagen relevanter zijn.
Kijk ook naar rapporten met nul weergaven in de meetperiode. Dit zijn de meest voor de hand liggende kandidaten voor het verwijderen van Power BI-rapportages.
Let op rapporten die weliswaar een weergave hebben gehad, maar waarbij de enige gebruiker de eigenaar zelf is. Dit kan betekenen dat het rapport nooit breed is uitgerold.
Markeer deze rapporten in je overzicht als kandidaat voor verwijdering, maar verwijder nog niets.

Na deze stap heb je een concrete lijst van rapporten die op basis van gebruik als inactief kunnen worden aangemerkt. Houd er rekening mee dat sommige rapporten bewust weinig worden bekeken, zoals jaarlijkse auditrapportages. Die context haal je op in de volgende stap. Meer weten over hoe je BI-performance optimaliseert door slimmer beheer? Dat begint bij een schone en overzichtelijke omgeving.

Valideer eigenaarschap en zakelijke relevantie

Gebruiksdata vertelt je wat er is gebeurd, maar niet altijd wat er zou moeten gebeuren. Voordat je een rapport definitief markeert voor verwijdering, is het essentieel om de zakelijke context te valideren. Dit voorkomt dat je een rapport verwijdert dat weliswaar zelden wordt geopend, maar wel een kritieke functie vervult.

Neem contact op met rapporteigenaren

Stuur de eigenaren van de geïdentificeerde rapporten een gestructureerde vraag. Vraag hen expliciet of het rapport nog actief wordt gebruikt, of het een geplande functie heeft in de toekomst, en wie de beoogde doelgroep is. Stel een duidelijke deadline voor de respons, bijvoorbeeld twee weken, zodat het proces niet onnodig vertraagt.

Beoordeel zakelijke relevantie

Controleer of het rapport gekoppeld is aan een actief bedrijfsproces, een wettelijke verplichting of een lopend project.
Vraag bij twijfel aan de betrokken afdeling of businessunit of het rapport nog waarde heeft.
Kijk of het rapport data bevat die ook beschikbaar is in een ander, actueler rapport. Duplicaten zijn sterke kandidaten voor governance-opschoning.
Leg de uitkomst van elke validatie vast in je overzicht: behouden, archiveren of verwijderen.

Na deze validatieronde heb je een definitieve lijst met rapporten per categorie. Rapporten zonder eigenaar die ook zakelijk niet relevant zijn, gaan door naar de archieffase. Rapporten met een toekomstige functie worden bewaard en eventueel voorzien van een herevaluatiedatum.

Archiveer rapporten vóór definitieve verwijdering

Verwijderen zonder back-up is een risico dat je eenvoudig kunt vermijden. Zelfs als je zeker bent dat een rapport niet meer nodig is, loont het de moeite om het eerst te archiveren. Zo kun je altijd terugkeren naar de originele versie als achteraf toch blijkt dat het rapport nog waarde had.

Maak een aparte archiefworkspace aan in Power BI, bijvoorbeeld met de naam Archief [jaar]. Dit houdt je actieve workspaces overzichtelijk en de gearchiveerde rapporten toch beschikbaar.
Exporteer de .pbix-bestanden van alle te archiveren rapporten via de Power BI-service of via Power BI Desktop. Bewaar deze bestanden op een centrale, beveiligde locatie zoals SharePoint of een gedeelde netwerkschijf.
Documenteer per gearchiveerd rapport: de originele workspace, de eigenaar, de datum van archivering en de reden voor archivering.
Stel een bewaartermijn in voor het archief, bijvoorbeeld 12 maanden, waarna gearchiveerde rapporten definitief worden verwijderd tenzij er een expliciete reden is om ze te bewaren.

Controleer na het archiveren of alle .pbix-bestanden correct zijn opgeslagen en te openen zijn. Een corrupt archiefbestand is even problematisch als geen archief. Met een goed ingericht archief kun je vervolgens met vertrouwen overgaan tot de daadwerkelijke verwijdering.

Verwijder en documenteer de opgeschoonde rapporten

Met een volledig archief op zijn plaats is het moment aangebroken om de Power BI-workspace daadwerkelijk op te schonen. Gestructureerde verwijdering en goede documentatie zorgen ervoor dat je dit proces herhaalbaar maakt en verantwoording kunt afleggen als dat nodig is.

Navigeer in de Power BI-service naar de workspace die je wilt opschonen en selecteer het rapport dat verwijderd moet worden.
Klik op de drie puntjes naast het rapport en kies Verwijderen. Bevestig de verwijdering. Let op: verwijder ook eventuele gekoppelde datasets als die uitsluitend door dit rapport werden gebruikt.
Herhaal dit voor alle rapporten op je definitieve verwijderlijst.
Werk je centrale overzicht bij: noteer de verwijderdatum, de naam van de persoon die de verwijdering heeft uitgevoerd en de locatie van het archief.
Stuur een korte bevestiging naar de betrokken eigenaren en stakeholders dat de rapporten zijn verwijderd en waar het archief te vinden is.

Na afronding van deze stap is je Power BI-omgeving aantoonbaar opgeschoond. Verifieer het resultaat door de workspace opnieuw te bekijken en te controleren of het aantal actieve rapporten overeenkomt met je verwachting. Plan dit opschoonproces bij voorkeur elk kwartaal in, zodat je Power BI-beheer structureel op orde blijft en je omgeving niet opnieuw volloopt met verouderde rapportages. Overweeg ook een BI-consultancytraject als je wilt werken aan bredere governance rondom rapportagebeheer.

Hoe DBA helpt met Power BI-rapportagebeheer

Het opschonen van een Power BI-omgeving is een goed begin, maar structureel goed beheer vraagt om meer dan een periodieke opruimactie. Wij helpen organisaties om hun Power BI-omgeving professioneel in te richten en te beheren, van de eerste rapportage tot een volledig schaalbare BI-architectuur.

Wat wij concreet bieden:

Rapportage-audit: we brengen je huidige Power BI-omgeving in kaart en identificeren welke rapporten waarde toevoegen en welke verwijderd kunnen worden.
Governance-inrichting: we helpen bij het opzetten van naamgevingsconventies, eigenaarschapsbeleid en een bewaartermijnenstructuur voor rapportages.
Integratie met databronnen: we zorgen voor betrouwbare data-integratie zodat actieve rapporten altijd draaien op actuele en correcte data.
Doorlopend beheer: met 24/7 ondersteuning en proactieve monitoring houden we je BI-omgeving performant en overzichtelijk.
Training en coaching: via on-the-job coaching leren je eigen medewerkers hoe ze zelf regie houden over de Power BI-omgeving.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen met het opschonen en professionaliseren van je Power BI-omgeving? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.